Communicatieplan voor de zorg

Je hebt voldoende kennis van je vak. Je hebt alle vaardigheden in huis. En toch blijkt uit wetenschappelijk onderzoek dat je alleen met vaardigheden en kennis maar voor een klein gedeelte echt succesvol kunt zijn. Goed communiceren is net zo’n belangrijke factor. Wij zeggen: Naast je eigen gezondheid is communicatie de belangrijkste tool van jezelf als instrument.

In dit verdiepende artikel lees je meer over het belang van communicatie, de verschillende stappen die je doorloopt om uiteindelijk een doortimmerd communicatieplan op te zetten. In 5 stappen heb jij je effectieve communicatieplan, waarmee je een groot draagvlak en betrokkenheid bij jouw plan kan krijgen!

Communicatieplan project in de zorg

Er zijn vijf stappen en in dit artikel laten we zien welke dat zijn.

STAP 1 Met WELK DOEL communiceer je?

Vaak vindt communicatie plaats zonder dat je een duidelijk doel voor ogen hebt. Soms is dat niet erg, maar meestal kan onze communicatie een stuk effectiever. Zonder te weten met welk doel je communiceert is het een vraagteken waar we uitkomen. Als het gaat om ‘gezellig kletsen’ is dat voor niemand storend, maar wel als het gaat om het bespreken van een inhoudelijk punt of het bereiken van een resultaat. Vraag je bij communicatie in werksituaties af met welk doel je communiceert.

Als je toehoorders weten met welk doel je communiceert, weten ze wat je van ze wilt, luisteren ze met meer aandacht naar je en kunnen ze dieper ingaan op de materie. En jij krijgt de beste input, die je weer mee kunt nemen in het vervolg. Hieronder benoemen we 4 mogelijke doelen bij het overbrengen van je boodschap.

1. Overtuigen

Je wil je publiek overtuigen van jouw doel. Hiervoor is het belangrijk om te weten WIE je publiek is (zie hoofdstuk 3 van ons boek). Moet je bijvoorbeeld vooral veel argumenten en wetenschappelijke onderbouwing aandragen (blauw) of is voor dit publiek emotie (geel, rood, wit) een cruciale factor. In beide gevallen is een overtuigende presentatie (pitch) het meest effectief. Je laat je publiek inzien en voelen waarom je dit doel hebt.

2. Activeren

Je zorgt ervoor dat je publiek enthousiast mee gaan doen. Om je publiek te activeren, kun je in gesprek gaan over een vraagstuk waar je graag een oplossing voor wilt vinden. Het HOE is hierbij belangrijk. Hoe zeg je iets zodat je de mensen meeneemt? Een groepsgesprek of 1 op 1 gesprek kan hiervoor het antwoord zijn. Of je kiest bewust voor een activerende werkvorm.

3. Informeren

Je houdt het publiek op de hoogte van de stand van zaken. Als je je collega’s iets wilt vertellen, zonder dat je input van ze nodig hebt, kies je voor het doel ‘informeren’. Denk dan bijvoorbeeld aan de stand van zaken of aan de voortgang van je doelen. Een mailtje, een beeld of een bijgewerkte planning is dan voldoende. Van belang bij informatie delen is dat je het zo kort en concreet mogelijk doet. Visuele communicatie kun je hierbij inzetten. Zie voor meer in deel 2 van dit boek. 

4. Amuseren / inspireren

Het doel hiervan is dat je publiek enthousiast houdt en successen viert. Als je je publiek wilt vermaken of inspireren, kies je voor een amuserende boodschap. De inspiratie kun je mailen of delen in de groep. Dit is bijvoorbeeld heel effectief als je een succes wilt vieren. Meer over successen vieren lees je in ons boek in hoofdstuk 8.

Heb je bepaald wat je communicatiedoel is? Dan gaan we naar stap 2.

STAP 2 Met WIE communiceer je?

Nu je hebt vastgesteld met welk doel je iets wilt communiceren, stel je vast wie je publiek is. Het maakt verschil of je communiceert met het managementteam, een collega, onbekenden of bekenden. Denk aan de verschillende kleur-typen die we in hoofdstuk 2 van het boek verpleegkundig leiderschap werkt hebben laten zien. Welke mensen of groepen wil jij overtuigen, activeren, informeren of inspireren met je boodschap? En.. in welke fase van interesse in de verandering verwacht je dat ze zitten? Staan ze er voor open of verwacht je weerstand?

STAP 3 WAT communiceer je?

 “People don’t buy WHAT you do, they buy WHY you do it.”

Simon Sinek

Denk goed na over de inhoud van je boodschap voordat je deze verspreidt. Hoeveel tekst heb je nodig om je boodschap kort en krachtig duidelijk te maken? Start met de uitvoering van je doelen door deze concreet te communiceren aan je collega’s. Bereid het WAT, de inhoud van je boodschap van te voren dus goed voor.

Het ‘wat’ bevat minimaal:

Inhoud

Iedere boodschap bevat tenminste zakelijke informatie, een beschrijving van feiten.

Expressie

Jij als zender brengt iets van jouw persoonlijkheid naar buiten. Het gaat over hoe je over komt op de ander. En of het je lukt om datgene wat voor jou belangrijk is ook echt uit te stralen en over te brengen.

Relatie

Het gaat hierbij om hoe jij de ander eigenlijk ziet. Door jouw houding en woordkeus laat je weten hoe je de relatie met de ander inschat.

Appelleren

Tijdens het communiceren van de boodschap probeer je invloed uit te oefenen op de ander. Het heeft de bedoeling iets bij een ander te bewerkstelligen, door de ander verbaal en non-verbaal in een bepaalde positie te brengen.

STAP 4 WANNEER communiceer je?

Je hebt vastgesteld met welk doel je welke boodschap gaat communiceren. Dit kan voor elke boodschap een ander doel zijn. Maar in welke volgorde communiceer je?

Opbouw en timing zijn van belang. Daarom zet je zoveel mogelijk boodschappen in je communicatieplan. Dit plan geeft jezelf én anderen richting en structuur om energie aan de verandering te blijven geven op de juiste momenten!

1. Overtuigen van je publiek

Het overtuigen van je publiek door een pitch is de eerste stap. Plan de pitch ruim van tevoren in.  Misschien moeten je collega’s nog aan het idee wennen en heb je tijd nodig om ze op te warmen. Je kunt eventueel een ondersteunende poster of jouw visuele doel al op een uitnodiging voor de pitch plaatsen en deze op het prikbord hangen of mee te sturen met de teamagenda. Dan trekt het vast de aandacht.

2. Informeren van betrokkenen

Het informeren van betrokken over de voortgang van je doel kun je ook goed wegzetten in je communicatieplanning. Dit ondersteunt je bij het behalen van je doelen op het juiste moment. Van tevoren deel je de planning met de betrokkenen. Zij weten dan ook wanneer je iets wilt communiceren, zowel intern als extern. Zo weten ze wat ze kunnen verwachten en komen zij niet voor verrassingen te staan. Let ook op je communicatie tussen de bedrijven door om de energie erin te houden. 

3. Het amuseren en activeren van je publiek.

Mijlpalen benoem je ook in je planning. Mijlpaal behaald? Tijd voor een inspirerende, amuserende boodschap!

Als je je boodschap wilt communiceren, dan is het moment waarop je dat doet cruciaal. Als iedereen rond 17 uur de jas al aan heeft om naar huis te gaan, dan is er een grote kans dat je niet de aandacht krijgt die je verdient. Als je collega net een pittig gesprek heeft gehad bij haar leidinggevende, is het ook beter om op dat moment niet aan haar te vragen wanneer je het rapport kunt verwachten. Maak daarom bewust tijd vrij voor een gesprek of een ontmoeting om je doel te bereiken.

STAP 5 Het invullen van een communicatiematrix

We hebben een format voor je ontwikkeld waarin je gemakkelijk deze onderdelen kunt invullen. Vul je emailadres in wij mailen je een format waarmee je direct aan de slag kunt. Heel veel succes!

Over de auteur Johanna Oosterbaan


Johanna Oosterbaan is Communicatiewetenschapper, werkte 9 jaar als auditor en beleidsadviseur in de zorg en begeleidt nu ondernemers en organisaties met de juiste positionering en presentatie vanuit haar bedrijf Gouden Website. Haar primaire drijfveer is anderen helpen bij het vergroten van (persoonlijk) leiderschap en versterken van hun communicatie zodat zij hun doelen in het leven kunnen verwezenlijken.

Volg mij

Artikelen die je misschien ook interessant vindt

Schrijf je in voor de laatste updates! 

Boeken Huys voor de Zorg

Bestel onze boeken over leiderschap, werkgeluk en duurzaamheid in onze webshop