Geen producten in de winkelwagen.
In dit artikel een voorbeeld van hoe visuele communicatie je kan helpen om meer effect te sorteren als je de interne audit voorbereidt of de resultaten van een interne audit presenteert.
PIMP je interne kwaliteitsaudit
Een interne kwaliteitsaudit is één van de vele instrumenten die je als verpleegkundige beschikbaar hebt om de kwaliteit van zorg te verbeteren. Het kan jou en je team helpen om bewust stil te staan bij wat goed gaat en inzicht te krijgen in verbetermogelijkheden.
Ik zeg hier met opzet ‘kan,’ want een hulpmiddel is geen doel op zich.
JIJ bepaalt voor een belangrijk deel of je er gebruik van maakt en HOE je het inzet. Op de juiste manier? Met tegenzin? Een moetje? Of met enthousiasme en plezier? De manier waarop je dit aanvliegt, heeft te maken met persoonlijk leiderschap en dus met verpleegkundig leiderschap.
Deze foto inspireerde ons voor deze blog. De foto symboliseert hoe ik bij veel organisaties de interne kwaliteitsaudit als instrument ervaar:
“Er wel iets mee moeten en dus willen, maar eigenlijk niet weten hoe ze hem echt succesvol in kunnen zetten. De ballonnen blijven nog onbereikbaar.”
Meer schwung geven aan jullie interne kwaliteitsaudit
Ik heb een aantal jaren als ‘lead’ auditor bij een grote zorgorganisatie gewerkt en heb veel ruimte gekregen van de organisatie om te pionieren en van de interne audit als instrument een succes te maken.
De grootste uitdaging vond ik om ervoor te zorgen dat iedere audit als waardevol werd ervaren en leidde tot ECHT zichtbaar resultaat.
En daarmee bedoel ik dus geen afvinklijstje met verbeterpunten voor een team, maar echt zichtbaar verbeterresultaat voor cliënt, teams en/ of organisatie.
Want als ik dat zou kunnen realiseren…
Dan zouden alle betrokkenen al enthousiaster worden om hun tijd te investeren in dit instrument en er wellicht zelf op bepaalde moment zélf om gaan vragen. En dat zou ik vanuit het oogpunt van zelfsturende teams wel noodzakelijk vinden!
Want hoe leuk zou dat zijn? Dat een team zelf aangeeft dat ze op een bepaalt moment graag een frisse blik van ‘buiten’ willen inzetten om met hun mee te kijken naar de mate van compliance en naar verbeter- of borgmogelijkheden?
De audit op maat: iedere keer een feestelijke uitdaging voor de auditor!
In voorgaande blogs heb ik al aangegeven dat ik een bijzonder passie heb voor de interne audit als instrument. Juist vanwege het controlerende en ietwat stoffige imago dat dit instrument bij veel organisaties heeft. Dat maakt dat ik graag mijn mouwen op stroop om er toch iets van te maken waar zowel management als zorgverleners enthousiast van worden.
Uiteraard is dat ook pionieren en gewoon uitproberen hoe tot mooie resultaten te komen. Maar graag deel ik alvast één van mijn ervaringen met het alleen meenemen van mijn camera op audit. En tot welke resultaten dat geleid heeft….
Interne audit weer leuk en effectief
Ik zie veel mogelijkheden om de interne audit op te pimpen: om hem voor alle betrokkenen weer leuk, effectief en inspirerend te maken. Wat mij betreft zijn de mogelijkheden eindeloos! Er zijn natuurlijk veel verschillende auditmethodieken met een verschillend doel. Bij sommige audits, zoals de risicogerichte PRISMA-analyse, ben je echt kritisch met elkaar in gesprek om incidenten te analyseren.
Dit vergt gewoon een andere aanpak dat met elkaar preventief in gesprek te gaan over een bepaald thema zoals gastvrijheid. En dat maakt kwaliteitsmanagement zo uitdagend: steeds opnieuw innovatief én creatief de best mogelijke aanpak gebruiken. In deze blog deel ik alvast 5 praktische tips die echt kunnen bijdragen aan de verbeterkracht van de audit.
Dit vergt gewoon een andere aanpak dat met elkaar preventief in gesprek te gaan over een bepaald thema zoals gastvrijheid. En dat maakt kwaliteitsmanagement zo uitdagend: steeds opnieuw innovatief én creatief de best mogelijke aanpak gebruiken.
In deze blog deel ik alvast 5 praktische tips die echt kunnen bijdragen aan de verbeterkracht van de audit.
5 tips die bijdragen aan verbeterkracht van de kwaliteitsaudit
1. Verfris het imago van een audit
Het imago van de audit is er vaak één van ‘controle’ en ‘vergrootglas’ en daarmee samenhangend ‘heeeeel veel punten om te verbeteren’. En dat roept angst en weerstand op. Als je op google zoekt naar een beeldicoon voor de audit, dan zie je heel vaak het vergrootglas. Maar is dat wat we echt willen uitstralen? Is het voor auditées vooraf wel echt duidelijk dat het proces onder de loep wordt genomen en niet zijzelf?
Ook de naam ‘audit’ roept weerstand op binnen organisaties. Er zijn al vele mooie andere benamingen in omloop zoals ‘spiegelgesprek’ of ‘rondje van de zaak. ’ Ik ben er zelf nog niet over uit wat het beste is: de naam veranderen of de naam behouden en er een sprankelend instrument van maken?
2. Gebruik visuele communicatie bij een audit
Binnen organisaties wordt heel veel tekst geproduceerd. Dikke pakken papier worden uitgeprint of rondgemaild en de verwachting is het allemaal snel en zorgvuldig gelezen wordt. En dat actie vanzelfsprekend volgt. Het is echter bewezen dat 87% van de mensen een ‘beelddenker’ is. Hoe waardevol is het dan om de kracht van beeld in te zetten bij de auditgesprekken zelf én het presenteren van de resultaten? Om sterk beeld in te kunnen zetten, moet je dat wat je wilt zeggen terug brengen tot de kern. Dit heeft tot gevolg dat de informatie beter blijft ‘hangen’ én het gesprek sneller over de essentie gaat. Er zijn veel mogelijkheden en gratis tools tot je beschikking om direct meer visuele communicatie te gebruiken.
3. Zet de Customer Journey / klantreis in
Ik ben enthousiast over het gebruik van de Customer Journey in de zorg. We zien het als een aanvullende interne auditmethodiek die net even verder gaat dan bijdragen aan compliance en verbetering. De klantreis brengt de emotionele klantbeleving in beeld en maakt duidelijk waar je voor je cliënten (en medewerkers
) echt het verschil kunt maken. Door de klantbeleving visueel weer te geven in een curve, kan je hem ‘spiegelen’ met de processen binnen je organisatie.
4. Vieren Van Wat Je Goed Doet, Bovenaan!
Ergens ben ik het met de PDCA cirkel van meneer Deming niet helemaal eens. Hij roept bij veel teams een soort onrust op. Het lijkt alsof je echt continue moet verbeteren. En door.. en door….Maar waar is het punt van het vieren van datgene wat je bereikt hebt? En het even pas op de plaats maken?
Na keihard werken om iets te realiseren even te genieten van het resultaat en samen kritisch naar het effect van de verbetering te kijken? Ik vind het als auditor belangrijk om te beginnen met terug te geven van wat gewoon goed gaat. En dat even bewust te delen. En daarna volgen, graag vanuit een gezamenlijk gesprek, de verbeterkansen! Want kansen, die zijn er natuurlijk altijd.
5. Herken de interne audit bij jezelf!
Over dit punt twijfel ik wel eens. Of ik het wel kan maken om het op te schrijven, omdat het afwijkt van de vastomlijnde auditsystematiek vanuit de normen. Maar als de interne audit als doel heeft om controle op compliance te meten en inzicht te krijgen op het reilen en zeilen binnen je organisatie en verbeterkansen te zien... dan zijn er naast de reguliere systematiek nog aanvullende interne audit moment-mogelijkheden.
Denk bijvoorbeeld eens aan bewust samen in gesprek gaan over klachten. Dit kan er zomaar toe leiden dat jullie fouten in je huidige werkprocessen ontdekken. Of laat een nieuwe medewerker na een maand zijn of haar ervaringen met de organisatie opschrijven en ga daar samen over in gesprek (als je dit leest, dank je Marijke voor het voorbeeld!).
Of… Geef een collega een camera en maak eens onverwachts foto’s van bijvoorbeeld een medicijnkamer de branduitgangen, en probeer de mate van gastvrijheid eens in beeld te vangen. En ga daar vervolgens met elkaar over in gesprek. Foto’s liegen niet en zijn dus best objectief!
Volg mij
